Office-Tools für Startups: Diese sollten Sie kennen

Gratulation, Sie haben ein Startup gegründet oder Ihre Pläne sind schon weit gediehen. Unabhängig davon, was Ihr Startup anbietet, ist es nun wichtig, essenzielle Tools einzusetzen, mit denen Sie administrative Arbeiten, organisatorische Abwicklung und optimale Kollaboration gewährleisten können. Hier werden 3 Optionen für jedes Budget präsentiert, die Sie unbedingt kennen sollten.

Variante 1 – kein Budget vorhanden

Wenn das Budget (noch) nicht für große Softwareinvestitionen reicht, ist Open-Source-Software das beste Mittel der Wahl: Diese ist oftmals gratis, kann auf allen Plattformen (Windows, Mac, Linux) eingesetzt werden, ist nachhaltig und mit gutem Gewissen verwendbar und kann an beliebig viele Mitarbeiter*innen ausgegeben werden.

Im Office-Bereich sind hier vor allem OpenOffice (https://www.openoffice.org/) und LibreOffice (https://www.libreoffice.org/) empfehlenswert. Beide bieten fast denselben Funktionsumfang wie Microsoft Office (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationserstellung, Zeichentools, Datenbanksoftware, mathematische Formelsammlung) und das vollkommen gratis.

Teilweise sollten Sie gewisse Abstriche im Bereich Usability und User-Design erwarten, und die Umgewöhnung von MS Office kann am Anfang etwas Schwierigkeiten bereiten, weil Buttons und Funktionen nicht an den erwarteten Stellen zu finden sind. Ebenso speichert die Open-Source-Software in einem eigenen Format (kann aber alle MS Formate lesen), weshalb das Teilen nach Außen über Standards wie .pdf erfolgen sollten. Geben Sie sich und Ihren Mitarbeiter*innen daher ausreichend Zeit für die Ein- und Umgewöhnung.

Variante 2 – etwas Budget vorhanden

Für die Investition in Ihre Office-Tools ist etwas Budget vorhanden? Dann lohnt es sich, die standardmäßige Office-Palette um Cloud-Features und Speicherplatz zu erweitern. Für das kleinere Budget und ohne besondere DSGVO-Einschränkungen lohnt sich hier die Investition in Google Workspace (https://workspace.google.com/).

Die Tools kennen Sie vielleicht aus Ihrer Privatnutzung (zum Beispiel Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Slides etc.): Sie können aus der vollen Bandbreite der Office-Möglichkeiten schöpfen, mit dem zusätzlichen Bonus, dass die Daten über die Cloud von überall erreichbar und gleichzeitig bearbeitbar sind. Zusätzlich gibt es kostenlose Smartphone-Applikationen für jede Komponente, wodurch die mobile Bearbeitung zum Kinderspiel wird.

Für kleinere und informellere Zwecke könnte die Gratis-Version Google Drive (non-business) über https://drive.google.com/drive/my-drive vollkommen ausreichend sein, insbesondere, wenn Sie in diesen Bereich erstmalig schnuppern wollen. Achtung: Testen Sie in beiden Fällen den Funktionsumfang im Detail aus, bevor Sie eine Kaufentscheidung setzen, denn ggf. benötigen Sie zum Beispiel für Tabellenkalkulation spezifischere Funktionen wie Expert*innen-Pivottabellen, die in der Cloud nicht 1:1 abbildbar sind. Für professionellere Vorhaben lohnt sich jedenfalls die Investition in die Business-Variante „Workspace“.

Besonders schön: Die Google Cloud wird mit (gratis) Speicherplatz ausgeliefert, den Sie beliebig auf Monatsbasis erweitern oder stornieren können. So haben Sie immer genau so viel Speicherplatz für Ihre Vorhaben zur Verfügung, wie Sie gerade brauchen.

Variante 3 – solides Budget mit professionellen Vorhaben

Eine gute Empfehlung für ein solides Startbudget ist die Investition in Microsoft365 (https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/). Wie der Name schon verrät, basiert dieses Angebot auf Microsofts Standardsoftware, Sie bekommen aber wesentlich mehr Professionalität und Flexibilität für Ihr Geld.

In der Basisvariante der Lizenzen, die jeweils pro User zu bezahlen sind, bekommen Sie Zugriff auf die Standardsoftware von Microsoft Office – je nach Wunsch nur lokal auf Ihrem Rechner oder sowohl lokal als auch in der Cloud (https://www.microsoft.com/de-at/microsoft-365/business). Sobald Sie in die günstigste Variante der Cloud-Version von Microsoft365 investieren, bekommen Sie aber weit mehr als nur Word, Excel und Co., denn Sie erhalten:

=> Dezidiertes Business-E-Mail Hosting mit eigenem Domänennamen und Business-Kalender
=> Datenspeicher in OneDrive
=> Business-Kollaboration mit Microsoft Teams und SharePoint Online
=> Business Security Features und Datenspeichermöglichkeiten in deutscher/österreichischer/europäischer Cloud
=> Eine Vielzahl an ungemein spannenden Online-Kollaborationstools, welche sich mittlerweile als Business-Standards für moderne Zusammenarbeit entwickelt haben (vor allem https://forms.office.com/, https://tasks.office.com/, https://web.microsoftstream.com/ und viele mehr)
=> Eine Suite an Automatisierungs- und App Builder Tools, mit denen Sie Automatisierungen in Ihrem Unternehmen auf verschiedenen Komplexitätsstufen bauen können

Die Microsoft365 Lizenzen werden je nach Unternehmensgröße vergeben (kleinere Unternehmen profitieren also von günstigeren Preisen) und nach den konkreten Applikationswünschen (unterschiedliche Lizenzen mit verschiedenen Applikationen kosten unterschiedlich viel).

Zusammenfassung

Welche Option auch immer am attraktivsten für Sie erscheint: Nehmen Sie sich Zeit und testen Sie alle 3 Varianten im Detail aus. Wenn Sie den Test für dieselbe Zeitspanne planen, können Sie üblicherweise fast alle Features gratis testen und so in Kombination mit Ihrem Budget und Wünschen die richtige Entscheidung für das erfolgreichste Office-Tool in Ihrem Startup treffen.